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架構及制度

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 目 錄

1、廣東省環境衛生協會秘書處辦公室制度
2、廣東省環境衛生協會財務管理規定
3廣東省環境衛生協會會費繳納辦法
4廣東省環境衛生協會理事會選舉及《章程》表決辦法
5、廣東省環境衛生協會分支機構管理辦法

 
 
廣東省環境衛生協會秘書處辦公室制度
一、總則
1、 為了加強秘書處辦公室管理,明確協會內部管理職責,使內務管理工作更加標準化、制度化和規范化,結合實際情況,特制訂本制度。
2、 本制度適用于協會所有成員并嚴格遵守各項規定。
3、 切合協會實際,根據不同的制度內容編寫相應的規范化要求,力求使秘書處辦公室各項工作都有章可循、有法可依,保證協會的辦公事務有效開展。
4、 秘書處辦公室人員應明確各項工作職責,簡化辦理流程,做到有計劃、有目標。
二、職責范圍
1、秘書處辦公室管理人員直接受會長、秘書長領導,并開展秘書處辦公室的各項工作。
2、負責秘書處辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信息收集編撰等文字工作。
3、負責協會文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作,保證各項事務有序開展。
4、負責協會內部人員日常管理。
5、負責對外公共關系的維護,做好來客接待和協會的各項宣傳等工作
5、協調各部門之間的行政關系,為各部門工作開展提供相應的服務。
6、收集行業信息和外部資訊,對協會網站進行管理及日常維護工作。
7、協助其他部門工作,完成上級交代的其他工作。
三、秘書處辦公室相關管理制度
1、 文書管理制度
(1)文件管理的范圍包括:上級下發文件、協會各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
(2)根據文件屬性、類別,對所有文件進行分類,根據編號定期歸檔,做好相應的文字記錄,以備查閱。
(3)文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由秘書處辦公室負責執行。
(4)協會上報下發正式文件的權利主要集中在會長或秘書長,各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
(5)機密文件秘書處辦公室主任保管,秘書處辦公室人員對一般性文件進行分類管理。每月整理后交秘書處辦公室保管。
(6)因工作需要可借閱一般性文件,需嚴格履行借閱手續,對有密級程度的文件,需秘書處辦公室主任審批后方可借閱。
文件管理流程設計
①、內部文件管理流程:起草文件→審查、審批、簽發→編號→打印文件→下發文件→文件存檔
②、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀
③、借閱流程:提出申請,辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀
2、辦公用品管理制度
具體參照《廣東省環境衛生協會辦公用品采購及領用制度》實施。
3、印章管理制度
具體參照《廣東省環境衛生協印章管理制度》實施。
4、會議管理制度
根據協會每年工作安排,召開相關會議,具體按照以下規定實施。
(1)收集會議議題,根據選定的議題收集會上所需資料,擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。
(2)負責會務工作安排及現場秩序的維護,安排專員負責做好相應的會議記錄。
5、協會工作人員休假管理制度
具體參照《廣東省環境衛生協會休假管理制度》實施。


 
 
 
廣東省環境衛生協會財務管理規定
第一條為了加強本會的會計核算,規范財務管理,保證各項工作順利開展,根據《民間非營利組織會計制度》、《廣東省環境衛生協會章程》及有關財務管理法律法規,特制訂本規定。
第二條收支管理
(一)收繳會員會費必須嚴格按照會員大會通過的收費標準執行。
(二)對外收取服務費,應嚴格執行國家有關部門核準的收費項目和收費標準。
(三)收取會費、服務費、捐贈等,應按規定出具收費憑證。所收現金、支票應及時入賬。
(四)對協會擬開發的項目和舉辦的活動應認真做好預算,報理事長批準后實施。
(五)經費開支在3000元以下(含3000元)由秘書長審批;超過3000元至30000元由會長審批;30000元以上支出經常務理事會討論通過后,由會長簽批。投資開辦經濟實體,須經會長辦公會議審查批準。
第三條現金管理
(一)協會財務室收取的現金應當日入賬,任何人不得截留、挪用和坐支。
(二)按照銀行核定的限額保存庫存資金。
(三)現金應堅持日清日結,不得以白條抵庫。
(四)臨時用款超過5000元(含)以上的,應提前一天通知財務室,做好提款準備。
(五)除工資、勞務費和其他特殊原因外,凡1000元以上的開支,應使用支票或網匯結算。
第四條票據管理
(一)領取支票須事先經過批準,并辦理領用手續。
(二)支票使用后,應在5天內報賬。未使用的支票應及時交回。
(三)簽發支票時應寫明日期、金額、用途,確保資金安全。
(四)有關部門和個人收到外單位結算支票,應在3日內交財務室處理。
(五)發票、收據不得外借或拆本使用。
第五條固定資產管理
(一)固定資產由財務室統一登記、建帳,并定期進行清查核對。
(二)有關部門和個人使用的固定資產,應妥善保管,合理使用。對損壞公物者,應查明原因,酌情處理。
(三)調出或報廢固定資產,須報經會長審批。
第六條財務人員
(一)財務人員必須具有財務專業資格。
(二)會計和出納分設,確保各司其責。
(三)財務人員應嚴格遵守國家法律和各項財務制度,恪盡職守,廉潔奉公,發揮財務監督與管理的職能,并做好財務核算和財務分析,保證協會各項工作順利進行。
(四)財務人員調動工作或離職時,必須與接管人員辦理交接手續。
第七條財務公開制度
秘書處每年向理事會報告財務收支情況,并向會員大會報告。
第八條財務監督
由省建設廳和省民政廳負責監督協會的財務運作情況和財務制度執行情況。
協會每年由具備資質的會計師事務所進行財務審計,并向省建設廳和民政廳提交財務審計報告。
第九條本規定經第五屆理事會通過后實行。閉會期間如需修改,由協會常務理事會負責審定。
第十條費用報銷手續
(一)日常費用報銷:必須有合法的發票,發票背面由經辦人簽名并列明事由,按審批權限批準后,才能作為報銷依據。(注:除特殊情況,凡是國家規定節假日期間產生的費用一律不予報銷)
(二)差旅費報銷:出差人填寫《差旅報銷單》,并附可報銷單據,按審批權限批準后,予以報銷。
 
 
 
 
 
廣東省環境衛生協會會費繳納辦法
(本規定經2012年第六屆第一次會員大會表決通過,生效)
第一條 根據《廣東省環境衛生協會章程》和《民政部、財政部關于進一步明確社會團體會費政策的通知》(民發[2006]123號)精神,制定本辦法。
  第二條 廣東省環境衛生協會會員會費每年交納一次。
  第三條 會員繳納會費的標準:
(一)副會長單位:10000元。
(二)常務理事單位:8000元。
(三)理事單位:5000元。
(四)一般會員單位:3000元
(五)個人會員200元。
第四條 繳費有困難的會員可向秘書處書面申請,經批準可適當減免當年會費。
  第五條 每年3月份是會費交納時間,會員應當在3月31日之前將會費匯至廣東省環境衛生協會(銀行:建行廣州市惠福西路支行,帳號:44001420208050115308),由本協會開具社會團體會費收據。
  第六條 新入會的會員應在收到批準通知后繳納當年會費。
  第七條 會費主要用于為會員提供服務以及按照《廣東省環境衛生協會章程》規定開展的各項業務活動。
第八條 會費由協會秘書處財務室負責收取,并按照國家規定的財務制度和協會理事會批準的《廣東省環境衛生協會財務管理規定》進行管理。
  第九條 秘書處每年向理事會報告會費收支情況,接受會員單位的監督。
  第十條 會員兩年不繳納會費的,視為自動退出協會,取消其會員資格。
第十一條 本辦法經協會第六屆第一次理事會批準,自發布日起施行。
 
 
 
 
 
 
 
廣東省環境衛生協會理事會選舉及《章程》表決辦法
(二○○七年四月二十四日經協會五屆一次會員大會通過)
一、根據《社會團體登記管理條例》和本會章程規定,會員大會必須有2/3以上會員出席方能召開,其決議須經到會會員過半數通過方能生效。
二、理事會的換屆選舉
1、產生候選人的程序
(1)由本屆常務理事會根據我會會員情況和從有利于本會工作的開展,提出下屆理事單位,推薦候選人。理事名額占全體會員總數的1/3左右。
(2)經常務理事會形成決議提交本會會員大會選舉。
2、理事需通過召開會員大會采用無記名投票方式選舉產生。每個會員單位平等享有一票的表決權利。常務理事、會長、副會長、秘書長的產生,一并提交會員大會選舉。
三、本會章程的修改
1、章程的修改程序
(1)本會章程修改稿先由常務理事會審議。
(2)經常務理事會審議形成決議后提交本會會員大會審議。
2、章程修改稿需通過會員大會無記名投票方式表決通過。
四、選舉、表決方法
1、由協會秘書處制作選票和表決票。選票中理事會候選人名單按地區為序排列。
2、會員大會表決通過設立監票員、計票員負責選舉具體工作。監票員、計票員從非候選人中提名。監票員對大會選舉的全過程進行監督,計票員進行計票。
3、選舉、表決前,公布應出席大會的會員數,實際出席的具有選舉權的會員數,確認達到全體會員的2/3;投票前當眾查驗票箱方進行選舉。
4、選舉、表決票填寫:
(1)選舉人可以對候選人投同意票或反對票,也可以另選他人,同意的在候選人姓名下方對應空格內劃“√”;反對的劃“×”;棄權的不劃任何符號。如另選他人的可在空格里寫上另選人的姓名和單位,并在其姓名下方對應空格內劃“√”,不劃“√”的不計得票,被選舉人數不應超過選票規定的人數,超出即為廢票。
(2)章程表決,投票人可投同意票或不同意票。并在相應空格內劃“√”。
5、投票結束后,監票員、計票員清點收回的選票,如收回的選票等于或少于發出的選票,選舉有效;收回的選票多于發出的選票,選舉無效,應重新進行選舉。
6、確定選舉有效,然后計票。計票結果由監票人填寫結果統計表,監票員、計票員在選舉結果統計表簽字后,選舉、表決結果由監票員當場公布。
 
 
 
 
 
 
 
廣東省環境衛生協會分支機構管理辦法
第一章 總 則
第一條 為了加強對廣東省環境衛生協會(以下簡稱協會)分支機構的管理,規范協會工作,根據《社會團體登記管理條例》(國務院令第250號)、《廣東省民政廳關于貫徹落實省政府取消全省性社會團體分支機構、代表機構備案的決定有關問的通知》(粵民函[2014]380號)以及《廣東省環境衛生協會章程》有關規定,制定本辦法。
第二條 分支機構是協會根據工作需要、按照業務范圍劃分而設立的專門機構。分支機構全稱可分為廣東省環境衛生協會*****專業委員會或廣東省環境衛生協會*****分會。
協會根據行業發展和業務工作需要以及會員要求,統籌布局分支機構的設立、變更和注銷。分支機構不得再設立分支機構。
第三條 分支機構作為協會的組成部分之一,接受協會的直接領導和管理。分支機構不具有獨立法人資格,開展活動應使用協會全稱。
第四條 分支機構必須遵守國家法律法規、社會團體管理規定和協會章程,按照協會章程、業務范圍和協會授權,制定本機構的工作規程和管理制度,其工作規程和管理制度在實施前應報協會常務理事會審核批準。分支機構應根據工作規程開展活動,不得開展與協會業務范圍無關的活動。
第五條 協會秘書處負責分支機構的工作規程、組織機構、領導班子和財務等方面的管理。
第二章 成 員
第六條 分支機構的成員(以下簡稱成員)應為協會會員。
第七條 分支機構成員的條件、權利、義務等在工作規程中規定。分支機構成員應遵守本機構的工作規程,積極參加各項活動。
第三章 組織機構和負責人
第八條 分支機構委員會應履行以下職責:
(1)制定和修改工作規程;
(2)選舉主任委員,向協會常務理事會提出推薦主任委員的建議;
(3)每年定期向協會常務理事會提交工作報告;
(4)提出終止建議;
(5)決定其他工作事項。
第九條 分支機構委員會一般每年召開不少于兩次會議。決議事項必須經成員三分之二以上表決通過方能生效。
第十條 分支機構辦事處設在委員會主任單位。
第十一條 分支機構負責人:
(1)分支機構委員會一般設主任委員一名,副主任委員若干名。
(2)分支機構負責人應是本專業領域具有代表性和影響力的代表,能夠發揮組織協調作用,有良好社會聲譽,熱愛協會工作并具有完成協會交辦工作的能力。
(3)分支機構負責人每屆任期兩年,因特殊情況需要提前或延期換屆的,須經委員會表決通過,并經協會常務理事會批準,延期換屆最長不超過一年。
第十二條 分支機構委員會主任委員候選人,由協會秘書處醞釀協商并提名,副主任委員由主任委員提名,經常務理事會審議批準。分支機構委員會產生后,由協會任命并在協會網站及公眾平臺公布。
第十三條 分支機構的工作人員,由主任委員單位聘用,報協會備案。
第四章 活動原則
第十四條 分支機構的工作應圍繞協會的發展目標和總體部署,結合自身業務特點,確定具體工作計劃,開展日常業務活動。
第十五條 分級機構應每年年底向協會報送本年度工作總結和下年度工作計劃。分支機構舉辦的重要活動(包括涉外活動)、重大事項和重要會議應報協會批準。接受政府部門授權或委托事項應報協會備案。
第十六條 分支機構對外印發文件,須經協會秘書處審核,并經會長簽發,按照協會辦文有關管理規定執行。
第十七條不得將分支機構變相轉租、轉借。
第五章 活動經費
第十八條 經費來源
(1)分支機構委員會日常工作經費主要由各主任、副主任委員單位分擔。
(2)分支機構開展活動的活動經費主要由各參與者共同承擔,并向協會提交活動方案及費用支出預算表,經秘書處審核后,由會長簽發執行。
第十九條 分支機構不得直接接受任何機構的資助或捐贈,如有違反國家法規政策,追究分機構主任單位及有關人員責任。
第六章 附 則
第二十條 分支機構因特殊原因需要終止活動時,經協會常務理事會審議批準。
第二十一條 其他未盡事宜以《社會團體等級管理條例》、《社會團體分支機構、代表機構登記辦法》和有關社會管理規定為準。
第二十二條 本辦法協會第屆第 十一 常務理事 會議通過之日起實行,由廣東省環境衛生協會負責解釋

 

 

 

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